Une technique simple pour éviter que les petites tâches ne se transforment en gros maux de tête. Dans les 267 pages du célèbre ouvrage de gestion du temps de David Allen, Getting Things Done, se trouve une tactique de productivité puissante et souvent négligée. Entre les conseils sur l’organisation minutieuse de vos tâches et la mise en œuvre d’une revue hebdomadaire complète qui vous permet “d’être clair, d’être à jour et d’être créatif”, il partage une technique que vous pouvez utiliser immédiatement, la règle des deux minutes :
“Si une action prend moins de deux minutes, elle doit être réalisée au moment où elle est définie.”
Simple mais efficace, cette règle permet de lutter contre la procrastination et contre l’accumulation de petites choses dans le travail et dans la vie. En suivant cette règle, nous pouvons passer à l’action et accomplir des tâches rapidement au lieu de les laisser en suspens pour toujours.
Aussi simple que puisse paraître la règle des deux minutes, il est intéressant de comprendre le raisonnement d’Allen derrière ce concept et pourquoi il s’agit d’un outil si efficace dans votre démarche de productivité :
“Si la tâche peut être réalisée en deux minutes ou moins, faites-la dès que vous prenez l’objet en main… La raison d’être de la règle des deux minutes est qu’il s’agit plus ou moins du moment où il faut plus de temps pour stocker et suivre un objet que pour le traiter la première fois qu’il est entre vos mains – en d’autres termes, c’est le seuil d’efficacité.”
Ce sont souvent de petites tâches qui s’accumulent sur nos listes de choses à faire, nous remplissent d’appréhension et finissent par nous sembler insurmontables. En règle générale, répondre à un courriel, arroser une plante, ranger son bureau, classer un reçu ou essuyer un miroir sont autant de tâches que l’on peut accomplir en 120 secondes ou moins. Mais, mises bout à bout et laissées à l’abandon, elles s’ajoutent à une liste de corvées que nous remettons sans cesse à plus tard. En conséquence, nous passons plus de temps et d’énergie à nous demander pourquoi nous ne les avons pas encore accomplies et à nous en sentir coupables que nous n’en aurions mis à les accomplir.
Cet article vous explique les avantages de la règle des deux minutes et la manière d’éviter le piège du changement de contexte une fois que l’on a adopté cette nouvelle ligne directrice pour être plus productif.
Qu'est-ce que la règle des deux minutes ?
Inventée par David Allen dans Getting Things Done, la règle des deux minutes stipule que “si une action prend moins de deux minutes, elle doit être effectuée au moment où elle est définie”.
Deux façons d'appliquer la règle des deux minutes
La règle des deux minutes est à la fois simple et dynamique. Qu’il s’agisse d’une tâche ponctuelle ou d’une petite partie d’un projet plus vaste, l’application de cette règle peut vous aider à surmonter la paralysie de la procrastination et à accomplir davantage de choses.
Accomplir des tâches rapides
Au fil de nos journées, tâche après tâche, ce ne sont pas toujours les tâches fastidieuses et les projets gigantesques qui sont source de stress. Au lieu de cela, c’est le rendez-vous chez le médecin que nous devons prendre ou l’e-mail que nous devons envoyer qui s’attarde sur notre liste de tâches pendant des jours ou des semaines. Ce qui pourrait être une tâche rapide que nous accomplissons immédiatement devient un sujet de procrastination. Une petite tâche peut prendre une vie propre dans notre esprit, nous hanter pendant que nous buvons notre café du matin et nous harceler au moment où nous nous couchons.
Malheureusement, plus vous repoussez une tâche, plus vous avez du mal à l’accomplir. Pour éviter ce phénomène, attaquez-vous aux tâches dès qu’elles se présentent, afin d’éviter qu’elles ne s’accumulent.
Vous pouvez appliquer la règle des deux minutes à toutes les tâches aléatoires et sans lien entre elles qui se présentent au cours de votre journée, comme sortir les poubelles ou trier le courrier.
Commencer une tâche importante
À l’opposé des petites tâches, il y a les grandes. Il s’agit de projets ambitieux et souvent ambigus que nous évitons parce que nous ne savons pas par où commencer. Il s’agit du devoir d’histoire de 3 000 mots qui commence par un document Google vierge ou de la recherche de stage que nous devons entamer.
Mais on ne peut pas escalader une montagne d’un seul coup ; il faut la gravir étape par étape. Heureusement, certaines de ces étapes ne sont pas si difficiles à franchir lorsque l’on considère chacune d’entre elles individuellement.
C’est là qu’intervient la règle des deux minutes. Vous pouvez diviser une tâche importante ou un grand projet en petites bouchées qui vous permettent de démarrer, de maintenir l’élan et de terminer une tâche écrasante.
En décomposant les projets plus importants, nous pouvons éviter la paralysie initiale que nous ressentons avant de commencer, et simplement nous lancer sur une petite partie. La prochaine fois que vous aurez envie de procrastiner, identifiez une tâche que vous pouvez accomplir en deux minutes seulement.
Les avantages de la règle des deux minutes
De la technique Pomodoro à la matrice d’Eisenhower, il existe une myriade de façons de bien faire les choses. Les méthodes et les mécanismes permettant d’avoir plus en moins de temps ne manquent pas. Mais la règle des deux minutes est une anti-méthode qui présente de nombreux avantages (et rendements productifs) d’un système à part entière.
Pas de système, pas de problème
Avec la règle des deux minutes, il n’y a pas de flux de travail complexe, de grille 4×4 ou de boîte de réception pour saisir vos tâches. Au lieu de cela, c’est simple et direct : faites la tâche rapide rapidement. Pour tous ceux qui en ont assez des processus et des procédures, cette règle est facile à suivre et peut être mise en œuvre immédiatement.
Elle prévient la procrastination avant qu'elle ne commence
Échappez au piège de la procrastination en l’évitant dès le départ. Au lieu d’ajouter une tâche à une liste et de trouver du temps dans un avenir proche ou lointain pour la réaliser, agissez au présent.
Elle crée une dynamique grâce à de petites victoires
Souvent, ce n’est pas une seule tâche de deux minutes qui nous trotte dans la tête, mais une demi-douzaine ou plus : imprimer la lettre de motivation, payer la facture d’Internet, envoyer un message de remerciement, essuyer le bureau, choisir un titre de dissertation, relire un courrier électronique. Lorsque l’on applique la règle des deux minutes pour en accomplir une seule, on éprouve souvent un sentiment d’accomplissement qui nous propulse vers la tâche suivante. Il peut s’agir de répondre rapidement à une boîte de réception pleine de courriels ou de passer d’une corvée à l’autre en rangeant votre bureau à domicile. L’action engendre une autre action et la règle des deux minutes peut être le catalyseur dont nous avons besoin pour mener à bien une série de petites tâches qui en valent bien d’autres.
Elle favorise l'action
Le fait d’accomplir les tâches avec rapidité et efficacité peut s’inscrire dans votre identité et devenir une source de fierté. Naturellement, il vous arrivera encore de procrastiner de temps en temps. Toutefois, ces périodes de procrastination deviendront de plus en plus rares au fur et à mesure que la satisfaction de l’action s’accumulera.
Elle est flexible
Allen suggère que les gens peuvent augmenter ou réduire le temps alloué comme bon leur semble :
Les deux minutes ne sont en fait qu’une ligne directrice. Si vous disposez de plus de temps pour traiter votre corbeille, vous pouvez allonger la durée de chaque élément à cinq ou dix minutes. Si vous devez examiner rapidement tous les éléments que vous avez reçus afin de déterminer comment utiliser au mieux votre après-midi, vous pouvez raccourcir le délai à une minute, voire à trente secondes, afin d’accélérer le traitement de tous les éléments.
Mais faites gaffe au piège de Parkinson.
La règle des deux minutes en action
Soyons plus précis. Nous avons cité quelques exemples tout au long de l’article, mais que pouvez-vous faire exactement en deux minutes ou moins ? Voici quelques tâches quotidiennes auxquelles vous pouvez appliquer cette règle :
Communiquer rapidement
Ne repousser jamais la communication avec ces réponses en deux minutes :
- Répondre à un courriel.
- Répondre à un message professionnel.
- Répondre à un SMS.
- Fournir une approbation.
- Demander un retour d’information sur le travail.
Conseils à essayer pour optimiser la communication :
- Utilisez la dictée audio pour répondre plus rapidement aux textes et aux messages.
- Laissez des messages vocaux au lieu d’ajouter un rappel à votre liste de tâches.
Conseil de productivité : appliquez la règle de la touche unique pour la plupart des courriels et des textes. Par exemple, lorsque vous traitez des courriels, vous pouvez soit les archiver immédiatement, soit les enregistrer en tant que tâche puis les archiver, soit y répondre immédiatement.
Devenez plus productif
- Se débarrasser des corvées
- Laver la vaisselle que vous venez d’utiliser
- Organiser votre bureau
- Arroser les plantes
- Désinfecter votre souris et votre clavier
- Balayer le sol de la cuisine
- Supprimer ou cacher les applications qui encombrent l’écran d’accueil de votre téléphone.
- Organiser le bureau de votre ordinateur
- Vider la corbeille de votre ordinateur
- Vider votre dossier de courrier indésirable
- Se désabonner des courriels importuns
Santé et soins personnels
- Faire une pause étirement
- Couper vos ongles
- Faire une petite méditation
Gardez le contact avec les gens
- Envoyer un courriel ou un message rapide
- Faire quelque chose de gentil pour quelqu’un
- Dire quelque chose de gentil à une personne de votre entourage
Petites parties d’une grande tâche
- Rédiger la première phrase d’un essai
- Préparer des vêtements d’entraînement pour une séance d’entraînement matinale
Éviter de changer de contexte avec la règle des deux minutes
Chaque méthode de productivité a ses avantages et ses inconvénients. La règle des deux minutes ne fait pas exception et présente un risque particulier de perte de productivité : le changement de contexte. Si nous n’y prenons pas garde, nous pouvons nous retrouver à effectuer des tâches de deux minutes alors que nous devrions donner la priorité à une longue période de concentration. David Allen a aussi reconnu ce piège potentiel :
Cela dit, vous ne devez pas devenir l’esclave d’une journée consacrée à des actions de deux minutes. Cette règle doit être appliquée principalement lorsque vous êtes confronté à de nouvelles données, par exemple lorsque vous traitez votre corbeille d’arrivée, lorsque vous interagissez avec quelqu’un au bureau ou à la maison, ou lorsque vous vous occupez simplement d’un croisement aléatoire dans le couloir.
En bref, il y a un temps et un lieu pour appliquer la règle des deux minutes. Aller rapidement dans notre boîte de réception pour répondre à un courriel est une distraction alors que nous devrions être en train de préparer une présentation. Toutefois, la règle des deux minutes peut être appliquée avec précaution afin d’éviter le piège du changement de contexte.
Réserver du temps pour un travail ciblé
Tout ne peut pas être divisé en segments de deux minutes. Les travaux difficiles et complexes nécessitent souvent des périodes de temps plus longues et des périodes de concentration intense. Ces périodes de temps doivent être bloquées dans nos calendriers comme des périodes non négociables. Pendant cette période, mettez la règle des deux minutes en pause. Plutôt que de vous déconcentrer pour accomplir une tâche rapide, restez en mode focus et revenez à vos tâches de deux minutes plus tard.
Veillez à ce que votre temps de concentration soit délimité par un arrêt précis ; le fait d’avoir une heure de fin est psychologiquement satisfaisant, nous évite de nous laisser distraire et peut être motivant. Dans un épisode du podcast The Tim Ferriss Show, le célèbre humoriste et écrivain Jerry Seinfeld s’est exprimé en ces termes :
“Vous devez avoir une heure de fin pour votre session d’écriture. Si vous vous asseyez à votre bureau avec un problème et que vous ne faites rien d’autre, vous devez avoir une récompense pour cela – et la récompense, c’est que l’alarme se déclenche et que vous avez terminé”.
Réservez du temps pour les tâches de deux minutes
Nous pouvons nous réserver des plages de temps pour appliquer la règle des deux minutes. L’un des meilleurs moments pour appliquer la règle des deux minutes est celui des périodes de procrastination structurée. Pendant cette période, vous procrastinez sur une chose, mais vous vous concentrez sur des tâches légèrement moins importantes.
C’est le moment idéal pour consulter sa boîte de réception, lire des textos ou répondre à des appels téléphoniques. Lorsque nous évitons une tâche plus importante, ces tâches de deux minutes peuvent constituer un répit bienvenu.
Si des systèmes complets tels que “Getting Things Done” peuvent nous aider à accomplir davantage de choses à long terme, la règle des deux minutes nous incite à agir immédiatement et nous aide à atteindre le bas de notre to-do liste. Qu’il s’agisse de faire son lit le matin ou de nettoyer la cuisine le soir, le fait de se concentrer sur des tâches rapides vous aidera à transformer la règle des deux minutes en une habitude de deux minutes.
Beaucoup d’entre nous sont confrontés à une tâche rapide et choisissent de la remettre à plus tard ou de l’éviter indéfiniment. Malheureusement, cela devient une habitude que nous perpétuons encore et encore, en choisissant de remettre nos tâches à plus tard au lieu de les traiter. Mais le fait de s’en tenir à la règle des deux minutes peut ouvrir une nouvelle voie neuronale. Nous pouvons prendre le même déclencheur (une tâche de deux minutes), reconnaître notre réaction habituelle (l’ignorer) et en choisir une autre à la place : l’action. Avec suffisamment de temps et de persévérance, vous pouvez prendre l’habitude d’agir au lieu d’éviter.
