L’une des mauvaises surprises les plus courantes auxquelles vous avez probablement été confronté en tant qu’orateur est la réduction de votre temps de présentation. Vous arrivez à la réunion avec un plan de ce que vous allez couvrir en fonction du temps qui vous est imparti. Cependant, l’ordinateur ne fonctionne que 15 minutes après le début de la réunion. Ou bien le décideur arrive en retard et vous avez attendu son arrivée pour commencer. Ou encore, quelqu’un (et peut-être tout le monde) dans le groupe a quelques minutes de retard, et lorsque c’est votre tour, ces quelques minutes se sont accumulées et vous devez vous dépêcher de terminer.
Cette situation peut être perdante pour les participants et les présentateurs. Premièrement, les participants risquent de subir une répartition inégale du contenu si les premiers orateurs d’un groupe peuvent prendre leur temps, tandis que les orateurs suivants voient leurs messages tronqués. Deuxièmement, les participants peuvent manquer l’occasion de poser des questions, de clarifier leur compréhension et de participer à une discussion si une présentation est raccourcie ou accélérée. De plus, ils ont moins de chances de comprendre ce que dit l’orateur si celui-ci parle rapidement pour terminer avant la fin de son temps de parole.
Les présentateurs ne sont pas beaucoup mieux lotis. Ils risquent de se sentir pressés par le temps et frustrés par la situation (ou par les membres de leur équipe), ce qui ne se prête pas à un style de présentation engageant. Ils risquent également de passer à côté d’informations importantes pour l’auditoire en faveur d’un sujet qu’ils préfèrent vraiment aborder. S’ils n’ont pas répété une version abrégée de ce qu’ils prévoient de dire, ils risquent de paraître mal préparés, nerveux et décousus.
Voici trois conseils pour réussir votre présentation lorsque le temps vous est compté :
1. Préparez Deux Versions de Votre Présentation
Venez avec la version complète de la présentation que vous avez prévue, ainsi qu’une version qui représente 50 % de ce que vous avez prévu. Assurez-vous de vous être entraîné à présenter les deux versions, car avoir une présentation plus courte ne vous préparera pas à faire une présentation efficace et plus courte. Dès que vous commencez à vous rendre compte que vous ne disposerez pas de tout le temps qui vous est imparti, passez à la version plus courte. Vous devrez peut-être prendre des décisions rapides pour déterminer si vous devez encore supprimer du contenu. Prévoyez également de faire savoir à vos auditeurs que vous leur fournirez un contexte ou un contenu supplémentaire par écrit après la réunion. Suivez les conseils de l’écrivain anglais Sir Arthur Quiller-Couch, qui a inventé l’expression “assassinez vos enfants”, ce qui signifie que vous devez être prêt à couper le contenu qui vous tient à cœur de manière objective et sans sentimentalisme.
Construisez vos présentations autour de titres percutants plutôt que d’en-têtes génériques. Un titre fournit l’essentiel de la diapositive dès le départ, ce qui permet à l’auditoire de comprendre l’essentiel. Par exemple, au lieu d’utiliser un en-tête tel que “Perspectives économiques 2023”, optez pour un titre tel que “Les perspectives économiques pour 2023 sont optimistes”. Les titres donnent un aperçu immédiat du contenu de chaque diapositive, ce qui est essentiel lorsque le temps est limité.
Évitez de vous excuser ou de blâmer les circonstances lorsque vous manquez de temps. Comportez-vous comme si c’était exactement la version de présentation que vous aviez toujours prévue de donner. Restez professionnel et collaboratif, même si des problèmes techniques ou des retards perturbent votre présentation. Évitez de laisser transparaître des émotions négatives telles que la frustration ou la colère, car elles sont contagieuses et peuvent influencer négativement l’auditoire.
En fin de compte, en tant qu’orateur, la planification est essentielle, mais la flexibilité et la résilience sont essentielles pour réussir votre présentation. Ne laissez pas un manque de temps vous priver de l’impact que vous souhaitiez avoir.
